Naar de inhoud
POLARGATE
Websites die de directe boeking winnen, en een AI-conciërge die de kamer antwoordt.

Hotels en hospitality

Polargate bouwt hotelwebsites die mensen, Google en AI-assistenten op dezelfde manier lezen, koppelt de boekingsmotor en het PMS die je al gebruikt, en voegt Estevano toe, een meertalige AI-conciërge voor verzoeken tijdens het verblijf. Daarna houdt een maandelijkse retainer alles kloppend.

In de schemering helpt een receptioniste in een open strandhotellobby een gast met een tablet, terwijl een piccolo een bagagekar langs de palmen duwt

Wat er meestal misgaat

  • De helft van de boekingen komt via een OTA en we betalen commissie, zelfs voor gasten die ons op naam zoeken.
  • De site ziet er prima uit, maar als je ChatGPT naar het hotel vraagt, klopt het antwoord niet of worden we helemaal niet genoemd.
  • De receptie beantwoordt elke dag dezelfde twintig vragen, in vijf talen, en 's nachts staat er één iemand aan de balie.
  • Verzoeken zitten in de WhatsApp van iemand: de handdoek, de late check-out, de airco die niet koelt. Er wordt niets vastgelegd.
  • Op de site staat nog iets wat de kamer allang niet meer heeft, en niemand weet wie die pagina beheert.
  • We wisselden van boekingsmotor en het bureau wilde meteen de hele site opnieuw bouwen.
  • In reviews gaat het over hoe lang het duurde, en ik heb geen cijfer om daarop te antwoorden.

Wat we bouwen

  • Twee- of drietalige hotelwebsites waarbij elke route vooraf naar statische HTML wordt gerenderd, met hreflang, één H1 per pagina en schema.org (Hotel, HotelRoom, Restaurant, EventVenue, FAQPage) uit één databestand.
  • Koppeling met de boekingsmotor die je al gebruikt, Paraty Tech draait op twee hotelsites, met de reserveeractie zichtbaar op de pagina én in de gestructureerde data.
  • Estevano, de meertalige AI-conciërge en gastenapp: chat in zes talen, tickets ingedeeld per afdeling, reserveringen voor restaurant en spa, en roomservice die op de kamer wordt geboekt.
  • Een console voor het team met een realtime ticketbord per afdeling, reactie- en oplostijden, rollen en modules die per vestiging aan of uit staan.
  • PMS-koppeling: gastensynchronisatie vanuit Oracle Opera Cloud elke vijf minuten, of toegang via QR en token als er geen PMS is om mee te koppelen.
  • Aanvraagflows voor bruiloften en events: een wizard in stappen, een automatische dossier-PDF, een melding aan de verantwoordelijke en elke aanvraag vastgelegd met de bron.
  • Klaar voor AI-zoekmachines, plus CARE: robotsbeleid voor de antwoordcrawlers, llms.txt, HTTP-beveiligingsheaders, beveiligde formulieren en een maandelijkse audit als geschreven rapport.

Wat er in deze sector verandert

De website van een hotel moet de boeking winnen vóór een OTA dat doet, en dat nu twee keer: voor de gast die drie hotels in drie tabbladen vergelijkt, en voor de assistent die de pagina namens die gast leest en in één alinea antwoordt.

Die tweede lezer is streng. GPTBot, OAI-SearchBot, Claude-SearchBot en PerplexityBot halen de ruwe HTML op en voeren geen JavaScript uit. Een hotelsite die als single-page app is gebouwd, geeft ze een lege schil. Bij een Caribisch congresresort dat wij overnamen had Google 4 van ongeveer 30 pagina's geïndexeerd voordat we de site als statische HTML herbouwden.

De rest van het probleem begint ná de boeking. De receptie vangt handdoeken, late check-outs, restauranttafels en storingsmeldingen op in vijf of zes talen, precies op de uren met de dunste bezetting. Dat werk valt zelden hard om: het lekt weg in de reviews.

We werken met zelfstandige hotels en groepen van 3 tot 50 vestigingen in Spanje, het Caribisch gebied en Latijns-Amerika, in het Engels, Spaans en Nederlands.

Wat we bouwen

Websites in statische HTML: elke route en elke taal wordt bij de build gegenereerd, met hreflang en gestructureerde data (Hotel, HotelRoom, Restaurant, FAQPage) uit één databestand, zodat de tekst die de gast ziet dezelfde is die Google en de assistenten lezen. We koppelen de boekingsmotor waar je al voor betaalt, Paraty Tech bij beide hotels op deze pagina, zodat noch het boekingsproces noch de revenue-regels veranderen.

Daarbovenop draait Estevano, ons eigen multi-tenant hotelplatform. De gast komt binnen via een QR-code op de kamer of een link bij het inchecken en praat met een AI-conciërge in zes talen: die deelt het verzoek in per afdeling, opent een ticket, reserveert het restaurant of de spa en neemt roomservice-bestellingen op die op de kamer worden geboekt. Het team werkt vanuit één console. Gasten synchroniseren elke vijf minuten vanuit Oracle Opera Cloud, en een vestiging zonder PMS werkt met toegang via tokens.

Daarna een maandelijkse CARE-retainer: senior onderhoud, een maandelijkse audit en doorontwikkeling, zodat de site tussen twee seizoenen niet verslechtert.

Wat het kost

Een hotelwebsite begint vanaf 7.600 EUR, de basisprijs waarvoor beide sites op deze pagina zijn gebouwd: ontwerp, ontwikkeling, koppeling met de boekingsmotor, technische SEO, beveiliging en het inrichten van de analytics. Daarvoor komt een betaalde Discovery Sprint vanaf 4.900 EUR die scope, architectuur en een vaste prijs vastlegt, waarvan de helft in mindering komt op de bouw als die binnen 60 dagen start. Na livegang CARE vanaf 850 EUR per maand, met een minimum van drie maanden. Estevano wordt per vestiging gelicentieerd, afhankelijk van de modules die je aanzet, en krijgt een prijs zodra de Discovery klaar is. Hosting en database zijn van jou tegen kostprijs, meestal tientallen euro's per maand, die je rechtstreeks betaalt.

Hoe we het aantonen

Hotel Marien Puerto Plata, een allesinclusief resort met 349 kamers in de Dominicaanse Republiek, serveert 22 vooraf gerenderde routes in het Spaans en Engels op een eigen Supabase, met een automatische audit op de eerste dag van elke maand. De cyclus van augustus 2026 bevestigde en verhielp 33 bevindingen, en een niet te verifiëren waardering van 4,7 werd vervangen door het echte TripAdvisor-cijfer: 4,2 van de 5 over 9.239 reviews.

Een viersterrenstadshotel in Spanje ging van één pagina naar 16 indexeerbare URL's en 27 gepubliceerde FAQ's. Een audit met 55 agents bevestigde 48 bevindingen zonder enige weerlegging, waarvan 16 echte fouten: Engelse pagina's die als Spaans werden geserveerd, coördinaten die 430 meter naast het gebouw lagen.

Bij het Caribische congresresort handelde Estevano in vier maanden ongeveer 2.500 gastverzoeken af: mediane eerste reactie 3 minuten, mediane oplostijd 16 minuten, en 93% geopend door de gast zelf, zonder rij bij de receptie.

Bewijs

FAQ

Vragen, beantwoord

Kunnen jullie koppelen met onze boekingsmotor en ons PMS, of moeten we die vervangen?
Die houd je. Polargate koppelt de boekingsmotor waar je al voor betaalt: Paraty Tech draait in productie op twee hotelsites die wij hebben gebouwd, en de reserveeractie verwijst ernaar vanaf de pagina en vanuit de gestructureerde data. Aan de gastenkant synchroniseert Estevano gasten elke vijf minuten vanuit Oracle Opera Cloud. Een vestiging zonder PMS werkt met QR-codes of een tokenlink die bij het inchecken wordt verstuurd.
Wat kost een hotelwebsite?
Vanaf 7.600 EUR, de basisprijs waarvoor beide hotelsites op deze pagina zijn gebouwd: ontwerp, ontwikkeling, tweetalige structuur, koppeling met de boekingsmotor, technische SEO, beveiliging en het inrichten van analytics. Daarvoor legt een Discovery Sprint vanaf 4.900 EUR de scope en een vaste prijs vast, waarvan de helft in mindering komt op de bouw als die binnen 60 dagen start. Na livegang CARE vanaf 850 EUR per maand, met een minimum van drie maanden.
Gaat ChatGPT ons hotel aanbevelen als we dit doen?
Dat kan niemand beloven, en Polargate doet dat ook niet. Wat we wel kunnen: de redenen wegnemen waarom een assistent niets over je kan zeggen. Pagina's die pas na JavaScript bestaan, ontbrekende of kapotte hreflang, gestructureerde data die de zichtbare tekst tegenspreekt, en firewallregels die de antwoordcrawlers blokkeren. Daarna meten we echte citaties in serverlogs en in Bing, want browseranalytics zien die bots nooit.
Hebben we een nieuwe website nodig om de AI-conciërge te gebruiken?
Nee. Estevano draait op een eigen subdomein, bijvoorbeeld marien.estevano.com, naast de website die je nu hebt. Gasten komen binnen via een QR-code op de kamer, een link bij het inchecken of een poster bij de receptie. De website en de conciërge zijn losse beslissingen, en de meeste hotels beginnen bij het onderdeel dat hun nu het meeste geld kost.
In hoeveel talen antwoordt de conciërge, en wat gebeurt er als hij het antwoord niet weet?
Zes: Spaans, Engels, Frans, Duits, Portugees en Italiaans. Het ophalen van informatie blijft beperkt tot de eigen inhoud van jouw hotel en faalt dicht, dus als het antwoord daar niet in staat, zegt de conciërge dat en opent hij een ticket voor de juiste afdeling in plaats van iets te verzinnen. Elk verzoek komt op de teamconsole terecht, met reactie- en oplostijden erbij.
Hoe lang duurt het voordat het live staat?
Een hotelwebsite gaat vier tot acht weken na de Discovery live, afhankelijk van hoeveel inhoud en fotografie er al is. Estevano gaat sneller, omdat het platform er al staat: het werk zit in het inrichten van afdelingen, ruimtes, menukaarten en content, het koppelen van het PMS en testen met echte kamers. Marien Puerto Plata ging van activering in juli 2026 naar echte gasten in ongeveer vier weken.
INITIATE

Start de motor

Vertel ons in een paar korte vragen wat je bouwt. Een senior engineer antwoordt binnen twee werkdagen schriftelijk met een eerste inschatting van scope, planning en prijs.

Start je project Praat met ons