Wat maatwerksoftware kost voor een mkb-bedrijf.

Waarom niemand je in het eerste gesprek een bedrag kan geven

Vraag vijf leveranciers wat maatwerksoftware kost en je krijgt vijf ranges die elkaar niet raken. Dat is geen ontwijken. Een offerte voor software is een offerte voor een scope, en in het eerste gesprek is de scope één zin: "de spreadsheets moeten weg", "we willen een portaal voor klanten", "de app moet met het ERP praten". Achter elk daarvan zit een keuze die het bedrag maal drie doet.

Wat een serieuze leverancier je in dat gesprek wél kan vertellen, is waar de prijs van afhangt en wat er nodig is om hem vast te zetten. Daar gaat deze pagina over.

De vijf dingen die de prijs bepalen

Hoeveel van de scope nog onbekend is. Een systeem dat één proces vervangt dat je in een middag kunt uitleggen, is ander werk dan een systeem dat vervangt hoe een afdeling werkt. Het onbekende weegt het zwaarst, en het is de reden dat een vaste prijs zonder betaalde discovery ofwel opgeblazen is ofwel een val.

Koppelingen met systemen die je niet in de hand hebt. Met je eigen database praten is goedkoop. Met een ERP, een PMS, een boekingsmotor, een betaalprovider of een oude interne API praten is dat niet, want je koopt de beperkingen van iemand anders: hun limieten, hun storingen, hun datamodel, hun releasekalender. Twee koppelingen kunnen meer kosten dan de rest van het systeem.

Migreren wat er al is. Niemand begint leeg. Er liggen jaren aan rijen in spreadsheets, foto's in WhatsApp, PDF's op een gedeelde schijf en een paar Access-bestanden die niemand toegeeft. Dat erin krijgen, schoon, met behoud van identificatoren zodat de historie blijft kloppen, is veel werk, en het is de regel die het vaakst uit een goedkope offerte valt.

Gebruikers, rollen en rechten. Eén rol voor iedereen is een weekend. Vijf rollen die elk iets anders zien, met een spoor van wie wat wijzigde, is een systeem. Rechten zijn geen functie die je later toevoegt: ze bepalen het datamodel.

Wat er gebeurt als het stukgaat. Een tool die drie mensen gebruiken repareer je maandag. Een systeem waar je operatie om drie uur 's nachts op draait heeft monitoring nodig, back-ups waaruit je al eens hebt teruggezet, en iemand wiens werk het is om te antwoorden. Dat kost geld, en het is de kostenpost die doorloopt als de factuur al betaald is.

De drie vormen die een budget aanneemt

Een tool die een spreadsheet vervangt. Eén proces, één team, een handvol schermen, geen externe koppeling. De waarde is dat het blad niet langer de bron van waarheid is. Dit is het kleinste stuk maatwerk dat hout snijdt, en vaak de juiste eerste fase van iets groters.

Een platform dat een proces vervangt. Meerdere afdelingen, rollen die verschillende dingen zien, meldingen met een foto vanaf de telefoon, checklists, goederenontvangst, een spoor van wie wat deed. Hier stopt een bedrijf met coördineren per mail en begint het te coördineren op één plek. Meestal is er minimaal één koppeling en een datamigratie nodig.

Een systeem van vastlegging. Datgene waar het bedrijf op draait. Beschikbaarheid telt, dataverlies overleef je niet, en als een accountant iets vraagt moet het antwoord in het systeem staan. Hier is de software de kleinste helft van de kosten: de rest is architectuur, testen, monitoring en de discipline om het veilig te kunnen wijzigen.

De meeste bedrijven denken dat ze het derde kopen en zouden met het eerste moeten beginnen.

Waarom een vaste prijs eerst betaalde discovery nodig heeft

Er zijn maar drie manieren om software te beprijzen. Per uur, wat alle risico bij jou legt. Een vaste prijs op een vage briefing, wat alle risico bij de leverancier legt en dus opgeblazen is, of een val die zich terugverdient in meerwerk. Of een klein betaald stuk werk dat de scope dichtzet, en daarbovenop een vaste prijs.

Polargate doet het derde. Een Discovery Sprint is twee weken betaald seniorwerk met als resultaat een beslisdossier: de scope van fase één met de uitsluitingen, de architectuur en het datamodel, een risicolijst met namen, een vaste prijs en een plan. De sprint heeft een eigen vaste prijs, afgesproken voordat hij start. Ga je niet door, dan is het dossier van jou en neem je het mee waarheen je wilt.

Soms is het advies "bouw dit nog niet". Een leverancier die dat nooit tegen een klant heeft gezegd, vertelt je daarmee iets.

Hoe we met je werken

We publiceren geen prijslijst, want een catalogusprijs voor software is of opgeblazen voor het slechtste geval of klopt niet voor het jouwe. Wat we wel publiceren is hoe we werken: elke opdracht heeft een vaste prijs, en die heb je schriftelijk voordat je je vastlegt.

• AI-zichtbaarheidsaudit. Wat ChatGPT, Claude en Perplexity lezen op je huidige site.
• Discovery Sprint. Twee weken naar een vaste scope, een vaste architectuur en een vaste prijs.
• AI-first website. Elke route als statische HTML, in twee of drie talen.
• App naar productie. Van prototype naar de App Store en Google Play, releasepijplijn inbegrepen.
• Maatwerk besturingssysteem. Het interne portaal of de webapp die de spreadsheets eindelijk vervangt, in een eerste fase van acht tot twaalf modules.
• Care. Onderhoud en gestage doorontwikkeling, met twee maandelijkse urenpotten die je kunt zien.

Een kort gesprek geeft je een eerste inschatting van scope en prijs, en de Discovery Sprint maakt er jouw bedrag van.

De kosten die op de lanceerdag beginnen

Software koop je één keer en houd je daarna jaren bij. Afhankelijkheden krijgen beveiligingspatches, Apple en Google veranderen hun regels twee keer per jaar, de browser van je administratie wordt bijgewerkt en de koppeling waartegen je bouwde verandert haar API. Een systeem dat niemand onderhoudt blijft niet staan: het verslechtert, en op een dag is die verslechtering een storing.

Begroot het vanaf het begin, als een regel en niet als een verrassing. De onze is een maandbedrag met twee urenpotten, één voor onderhoud en één voor spoed, allebei zichtbaar in je portaal. Bij wie je ook koopt: vraag wat het equivalent kost en wat het zwart op wit dekt.

Wat je precies koopt

Dit is de vraag die een leverancier van een huisbaas scheidt. Vraag van wie de repository, het cloudaccount, het domein en de database zijn, en vraag het vóór je tekent. Het antwoord hoort jij te zijn, zwart op wit, met de accounts op jouw naam en de leverancier met toegang in plaats van met de sleutels.

Bij Polargate draait de backend op je eigen Supabase-project, staat de code in jouw repository en is het hostingaccount van jou. Dat doen we bewust: een leverancier die jouw infrastructuur bezit, is een leverancier bij wie je niet weg kunt.

Acht vragen voor je tekent

1. Wat zit er precies in fase één, en wat valt er expliciet buiten? 2. Welke koppelingen zitten in de prijs, en wat als die API verandert? 3. Wie migreert de bestaande data, en hoe wordt dat geverifieerd? 4. Van wie zijn de repository, het cloudaccount en het domein? 5. Wat kost onderhoud, en wat zit erin, zwart op wit? 6. Wie schrijft de code, en kan ik die persoon spreken? 7. Wat is het totaal over de eerste twaalf maanden, niet van de eerste factuur? 8. Wat zou er moeten gebeuren om mij te zeggen dit niet te bouwen?

Een leverancier die alle acht zonder aarzelen beantwoordt is meer waard dan een die tien procent goedkoper is.