Privacybeleid.

01Wie we zijn

Polargate is het merk van POLARGATE, S.L. (CIF B24895005, Handelsregister van Madrid, blad M-870906, 1e inschrijving), een in Spanje geregistreerde vennootschap aan Calle Electrónica 6, 28027 Madrid, die werkt vanuit Madrid en Amsterdam. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in dit beleid, dat geldt voor de PolarGate-app (bundle-id ai.polargate.console), de website polargate.ai en PolarRabbit (de Mac-app en de extensie voor Chrome en Edge).

Voor vragen over privacy of om je rechten uit te oefenen, mail ons op privacy@polargate.ai.

02Gegevens die we verwerken

PolarGate-app

• Accountgegevens. Je e-mailadres en inloggegevens, verwerkt via Supabase Auth. Wachtwoorden worden nooit in leesbare tekst opgeslagen.
• Content die je aan je brain toevoegt. De documenten, teksten, bestanden en bijbehorende metadata die je in de app uploadt of aanmaakt. Die content wordt bewaard zodat de app je zoek- en AI-functies kan bieden.
• Pushtoken. Als je meldingen aanzet, bewaren we een pushtoken van je apparaat om je de meldingen te sturen waarvoor je hebt gekozen.
• Technische en diagnostische gegevens. Basisgegevens over het apparaat, logs en fouten, om de dienst veilig en betrouwbaar te houden.

Website polargate.ai

• Contactformulier en projectbriefing. Als je het contactformulier of de briefing op /start verstuurt, verwerken we je naam, e-mailadres, optioneel bedrijf en functie, het gekozen spoor, je bericht en de gestructureerde antwoorden die je gaf (scope, sector, fase, tijdlijn, budgetrange en markten). We noteren ook op welke pagina je bezoek begon en, als je via een van onze apps kwam, welke, zodat we weten wat mensen bij ons brengt. Je IP-adres en een tijdstempel gebruiken we tegen misbruik en staan in de meldingsmail die wij ontvangen, zodat we herhaald misbruik herkennen.
• Concept in je browser. Terwijl je de briefing op /start invult, worden je antwoorden opgeslagen in de local storage van je browser zodat je weg kunt en terug kunt komen. Dat concept blijft op je apparaat, gaat nergens heen tot je op verzenden drukt, en wordt na verzending gewist. Browsergegevens wissen verwijdert het.
• Analytics. Geaggregeerde, cookieloze gebruiks- en prestatiemetingen via Vercel Web Analytics en Speed Insights. Die bouwen geen advertentieprofielen en volgen je niet over andere sites.
• Onze eigen bezoekersteller, zonder cookies. Deze website telt paginaweergaven en conversies (bijvoorbeeld een verstuurd formulier of een klik op een telefoonlink) met een klein eigen script, pg.js, dat vanaf portal.polargate.ai wordt geladen. Het zet geen cookies en slaat niets op je apparaat op, dus het werkt of je cookies nu accepteert of niet. Per bezoek bewaren we het pad van de pagina zonder query, de verwijzende site, de campagnetags (UTM), het type apparaat, de browser, het besturingssysteem, het land, de taal en een dagelijkse vingerafdruk: een HMAC van je IP-adres, je browser en deze site met een zout dat elke dag verandert en wordt gewist, zodat het IP-adres zelf nooit wordt opgeslagen en dezelfde persoon op twee verschillende dagen twee keer telt. Wat je in een formulier typt, leggen we nooit vast. Ruwe gegevens bewaren we 25 maanden. Google Analytics, dat wel cookies gebruikt, wordt alleen geladen als je het accepteert: zie het cookiebeleid.

PolarRabbit (Mac-app en browserextensie)

• Geen account en geen persoonsgegevens. PolarRabbit houdt je op Beschikbaar in Microsoft Teams. De Mac-app en de extensie voor Chrome en Edge vragen je niet om in te loggen en lezen je berichten, je Teams-login of andere inhoud niet. Wij ontvangen er niets van.
• Instellingen blijven op je apparaat. Of hij aanstaat, de gekozen duur en de sprongentellers worden alleen op je Mac of in de extensieopslag van je browser bewaard. Verwijderen wist ze.
• Updates. Eén keer per dag downloadt de Mac-app de versielijst van polargate.ai om te zien of er een nieuwe is. Dat verzoek bevat de versie van de app en van macOS, zoals elke download, en wordt niet aan jou gekoppeld. De browserextensie wordt bijgewerkt door de Chrome Web Store of Edge Add-ons, volgens het beleid van Google of Microsoft.

PolarGate-portaal: koppelingen met Google-accounts

• Wat we lezen. In het PolarGate-portaal (portal.polargate.ai) kan een beheerder van Polargate een Google-account koppelen aan de omgeving van een klant. Het portaal leest dan, alleen-lezen, de gegevens van Google Search Console en Google Analytics van die website en het e-mailadres van het gekoppelde account. We gebruiken die gegevens alleen voor het maandelijkse websiterapport dat de klant in het portaal ziet.
• Het eigen account van Polargate. Ook het Google-account van Polargate zelf is gekoppeld, zodat het portaal onze facturen in Google Drive kan opslaan en e-mail uit de eigen mailbox kan lezen (alleen-lezen). We vragen geen toegang tot Drive of Gmail van accounts van klanten of bezoekers.
• Hoe het wordt opgeslagen en wie het ziet. De toegangstokens staan in onze database, die alleen beheerders van Polargate kunnen lezen. Het afgeronde rapport staat in privéopslag en is alleen zichtbaar voor beheerders en voor de mensen van die klant. Alleen als een rapport optionele schermafbeeldingen van een SEO-tool bevat, gaan die schermafbeeldingen en de cijfers van het rapport naar onze aanbieder van AI-modellen (Anthropic) om de analyse te schrijven, en alleen voor dat verzoek.
• Ontkoppelen. Als je het account in het portaal ontkoppelt, worden de opgeslagen tokens verwijderd. Je kunt de toegang ook altijd intrekken via myaccount.google.com/permissions.
• Met wie we ze delen. We verkopen, verhuren of ruilen geen Google-gebruikersgegevens en delen ze niet met adverteerders, databrokers of andere derden voor hun eigen doeleinden. We verstrekken ze alleen aan: (1) de klant van wie de website is, via het rapport dat de bevoegde mensen van die klant in het portaal zien; (2) de dienstverleners die het portaal namens ons draaien, onder hun verwerkersvoorwaarden: Supabase (database en privéopslag) en Vercel (hosting); (3) onze aanbieder van AI-modellen, Anthropic, alleen als een rapport optionele schermafbeeldingen van een SEO-tool bevat, zoals hierboven beschreven, zonder dat de gegevens worden gebruikt om modellen te trainen; en (4) een overheidsinstantie als de wet dat vereist. Medewerkers van Polargate bekijken deze gegevens alleen om het rapport te maken, voor ondersteuning waar de klant om vroeg of om redenen van beveiliging en wetgeving.
• Beperkt gebruik. Het gebruik door Polargate van informatie uit Google-API's, en de overdracht ervan aan andere apps, volgt het gebruikersgegevensbeleid van Google API Services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik. We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en niet om AI-modellen te trainen.

PolarGate-portaal: koppelingen met TikTok-accounts

• Waarvoor het dient. In het PolarGate-portaal (portal.polargate.ai) kan de verantwoordelijke van een merk dat Polargate beheert het TikTok-account van dat merk koppelen met TikTok Login Kit. Het portaal plaatst dan op dat account, met de Content Posting API van TikTok, alleen de video's die de verantwoordelijke in het portaal heeft goedgekeurd, op het tijdstip en met de instellingen die hij koos (privacy, reacties, duet, stitch, commerciële inhoud en AI-label).
• Wat we ontvangen. Het basisprofiel van het account (naam, gebruikersnaam en profielfoto) zodat het portaal laat zien waar elke video wordt geplaatst, de privacy- en interactie-instellingen die TikTok voor dat account teruggeeft en de status van elke plaatsing. Via de TikTok-API lezen we geen andere video's, berichten, volgers of statistieken van het account.
• Hoe het wordt opgeslagen. De toegangstokens staan versleuteld op onze server en komen nooit in de browser. Alleen beheerders van Polargate kunnen de koppeling beheren. Als je het account in het portaal ontkoppelt, worden de opgeslagen tokens verwijderd, en de eigenaar van het account kan de toegang ook altijd intrekken in de TikTok-app (Instellingen en privacy, Beveiliging, App-machtigingen beheren).
• Met wie we ze delen. We verkopen of delen geen TikTok-gebruikersgegevens met derden, gebruiken ze niet voor advertenties en niet om AI-modellen te trainen. Ze worden alleen verwerkt door de dienstverleners die het portaal namens ons draaien (Supabase en Vercel) en door TikTok zelf om de video te plaatsen.

03Waarvoor we je gegevens gebruiken en op welke grondslag

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwerken we persoonsgegevens op de volgende grondslagen:

We verkopen je persoonsgegevens niet en gebruiken de content in je brain niet voor advertenties. Content gaat alleen naar aanbieders van AI-modellen voor zover dat nodig is om het specifieke resultaat te maken dat je in de app vraagt.

04Dienstverleners (verwerkers)

We werken met een klein aantal gecontroleerde dienstverleners die gegevens namens ons verwerken onder een verwerkersovereenkomst:

05Internationale doorgiften

Sommige van onze dienstverleners zitten buiten de Europese Economische Ruimte (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten). Bij doorgifte buiten de EER steunen we op passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat je gegevens beschermd blijven.

06Bewaartermijn

• Account en brain-content blijven bewaard zolang je account actief is. Verwijder je je account, dan worden die gegevens binnen 30 dagen gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd, behalve beperkte gegevens die we wettelijk moeten bewaren.
• Inzendingen via het contactformulier bewaren we alleen zolang dat nodig is voor je vraag en de relatie die eruit voortkomt.
• Diagnose- en beveiligingslogs bewaren we kort en beperkt en daarna wissen we ze.

07Je account verwijderen

Je kunt je account en de bijbehorende gegevens verwijderen in de PolarGate-app, bij je accountinstellingen. Dat wist je accountgegevens en de content die je toevoegde, met de bewaarregels hierboven. Kom je niet in de app, mail dan privacy@polargate.ai en wij doen het voor je.

08Je rechten

Op grond van de AVG heb je recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen en op het intrekken van toestemming (zonder gevolgen voor de verwerking daarvóór). Mail privacy@polargate.ai om een recht uit te oefenen. Je kunt ook een klacht indienen bij je toezichthouder: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, in Spanje de Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

09Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling tijdens transport, toegangscontrole en gerenommeerde infrastructuuraanbieders. Geen enkel systeem is perfect veilig, maar we beschermen je gegevens naar rato van hun gevoeligheid.

10Kinderen

PolarGate is niet gericht op kinderen onder de 16 en we verzamelen hun persoonsgegevens niet bewust. Denk je dat een kind ons gegevens heeft gegeven, neem dan contact op en we wissen ze.

11Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Dan passen we de datum hierboven aan en, bij wezenlijke wijzigingen, melden we het nadrukkelijker.

12Contact

POLARGATE, S.L. · CIF B24895005 · Handelsregister van Madrid, blad M-870906, 1e inschrijving · Calle Electrónica 6, 28027 Madrid, Spanje. Privacyvragen: privacy@polargate.ai. Algemene vragen: het contactformulier.