Cuánto cuesta un software a medida para una empresa mediana.

Por qué nadie te puede dar un número en la primera llamada

Pregunta a cinco proveedores cuánto cuesta un sistema a medida y te darán cinco horquillas que ni se rozan. No es que te esquiven. Un presupuesto de software es un presupuesto de un alcance, y en la primera llamada el alcance es una frase: "hay que quitar los excels", "queremos un portal para los clientes", "la app tiene que hablar con el ERP". Detrás de cada una hay una decisión que multiplica el número por tres.

Lo que sí te puede decir un proveedor serio en esa llamada es de qué depende el precio y qué haría falta para cerrarlo. De eso va esta página.

Las cinco cosas que mueven el precio

Cuánto del alcance sigue sin saberse. Un sistema que sustituye un proceso que puedes contar en una tarde no es el mismo trabajo que uno que sustituye cómo funciona un departamento. Lo desconocido es lo que más pesa, y es la razón por la que un precio cerrado sin un discovery de pago o va inflado o es una trampa.

Las integraciones con sistemas que no controlas. Hablar con tu propia base de datos es barato. Hablar con un ERP, un PMS, un motor de reservas, una pasarela de pago o una API interna vieja no lo es, porque estás comprando las restricciones de otro: sus límites de llamadas, sus caídas, su modelo de datos, su calendario de versiones. Dos integraciones pueden costar más que el resto del sistema.

Migrar lo que ya existe. Nadie empieza en blanco. Hay años de filas en hojas de cálculo, fotos en WhatsApp, PDFs en una unidad compartida y un par de bases de Access que nadie reconoce. Meter todo eso, limpio y conservando los identificadores para que el histórico siga cuadrando, es mucho trabajo, y es la línea que más se cae de un presupuesto barato.

Usuarios, roles y permisos. Un rol para todos es un fin de semana. Cinco roles, cada uno viendo una parte distinta, con traza de quién cambió qué, es un sistema. Los permisos no son una funcionalidad que se añade después: condicionan el modelo de datos.

Qué pasa cuando se rompe. Una herramienta que usan tres personas se arregla el lunes. Un sistema del que depende tu operación a las tres de la mañana necesita monitorización, copias que ya hayas probado a restaurar, y alguien cuyo trabajo sea contestar. Eso cuesta, y es el coste que sigue corriendo cuando la factura ya está pagada.

Las tres formas que toma un presupuesto

Una herramienta que sustituye un excel. Un proceso, un equipo, unas pocas pantallas, ninguna integración externa. El valor está en que la hoja deja de ser la fuente de la verdad. Es la pieza más pequeña de software a medida que tiene sentido, y muchas veces es la primera fase correcta de algo más grande.

Una plataforma que sustituye un proceso. Varios departamentos, roles que ven cosas distintas, incidencias con foto desde el móvil, checklists, recepción de mercancía, traza de quién hizo qué. Aquí una empresa deja de coordinarse por correo y empieza a coordinarse en un sitio. Suele necesitar al menos una integración y una migración de datos.

Un sistema de registro. Aquello sobre lo que corre el negocio. La disponibilidad importa, perder datos no es sobrevivible, y si pregunta un auditor la respuesta tiene que estar dentro del sistema. Aquí el software es la mitad pequeña del coste: el resto es arquitectura, pruebas, monitorización y la disciplina de poder cambiarlo sin miedo.

La mayoría de las empresas creen que están comprando el tercero y deberían empezar por el primero.

Por qué un precio cerrado necesita antes un discovery de pago

Solo hay tres maneras de poner precio a un software. Por horas, que te deja todo el riesgo a ti. Precio cerrado sobre un brief vago, que le deja todo el riesgo al proveedor y por eso va inflado, o es una trampa que se cobra en cambios de alcance. O un trabajo pequeño y facturado que cierra el alcance, y encima de eso un precio cerrado.

Polargate hace lo tercero. Un Discovery Sprint son dos semanas de trabajo senior facturado que acaban en un dossier de decisión: el alcance de la fase uno con sus exclusiones, la arquitectura y el modelo de datos, una lista de riesgos con nombre, un precio cerrado y un plan. El sprint tiene su propio precio cerrado, acordado antes de empezar. Si no sigues, el dossier es tuyo y te lo puedes llevar a quien quieras.

A veces la recomendación es "esto todavía no lo construyas". Un proveedor que nunca le ha dicho eso a un cliente te está diciendo algo.

Cómo trabajamos contigo

No publicamos una lista de precios, porque un precio de catálogo para software o va inflado para el peor caso o no encaja con el tuyo. Lo que sí publicamos es cómo trabajamos: cada encargo va a precio cerrado, y lo tienes por escrito antes de comprometerte.

• Auditoría de visibilidad en IA. Qué leen ChatGPT, Claude y Perplexity en tu web actual.
• Discovery Sprint. Dos semanas hasta un alcance cerrado, una arquitectura cerrada y un precio cerrado.
• Web AI-first. Cada ruta como HTML estático, en dos o tres idiomas.
• App a producción. Del prototipo a la App Store y Google Play, con la tubería de publicación incluida.
• Sistema operativo a medida. El portal interno o la aplicación web que por fin sustituye a los excels, en una primera fase de ocho a doce módulos.
• Care. Mantenimiento y evolución continua, con dos bolsas de horas mensuales que puedes ver.

Una llamada corta te da una primera lectura de alcance y precio, y el Discovery Sprint la convierte en tu número.

El coste que empieza el día del lanzamiento

Un software se compra una vez y se mantiene durante años. Las dependencias reciben parches de seguridad, Apple y Google cambian sus reglas dos veces al año, el navegador que usa tu equipo de administración se actualiza y la integración contra la que construiste cambia su API. Un sistema que nadie mantiene no se queda quieto: se degrada, y un día la degradación es una caída.

Presupuéstalo desde el principio, como una línea y no como una sorpresa. El nuestro es una cuota mensual con dos bolsas de horas, una de mantenimiento y otra de urgencias, las dos visibles en tu portal. Compres a quien compres, pregunta cuánto cuesta el equivalente y qué cubre por escrito.

Qué compras exactamente

Esta es la pregunta que separa a un proveedor de un casero. Pregunta de quién es el repositorio, la cuenta de la nube, el dominio y la base de datos, y pregúntalo antes de firmar. La respuesta debería ser tuyo, por escrito, con las cuentas a tu nombre y el proveedor teniendo acceso y no las llaves.

En Polargate el backend corre sobre tu propio proyecto de Supabase, el código está en tu repositorio y la cuenta de hosting es tuya. Lo hacemos a propósito: un proveedor que tiene tu infraestructura es un proveedor del que no te puedes ir.

Ocho preguntas antes de firmar

1. ¿Qué entra exactamente en la fase uno y qué queda explícitamente fuera? 2. ¿Qué integraciones van en el precio y qué pasa si esa API cambia? 3. ¿Quién migra los datos que ya existen y cómo se verifica? 4. ¿De quién son el repositorio, la cuenta de la nube y el dominio? 5. ¿Cuánto cuesta el mantenimiento y qué incluye por escrito? 6. ¿Quién escribe el código y puedo hablar con esa persona? 7. ¿Cuál es el total de los doce primeros meses, no el de la primera factura? 8. ¿Qué tendría que pasar para que me dijeras que no construya esto?

Un proveedor que contesta las ocho sin pestañear vale más que uno un diez por ciento más barato.